Je ledenlijst is het fundament van je vereniging: wie speelt er mee, wie is rustend lid, wie heeft een instrument in bruikleen en wie is er dit jaar veertig jaar bij. In Klankkamer staat dat op één plek — en leunt de rest van het platform erop.
Je ziet al je leden in één overzicht, met lidnummer, naam, onderdeel, status, instrument en de koppeling naar het muzikantprofiel. Zoeken gaat terwijl je typt en je sorteert door op een kolomkop te klikken. Oud-leden blijven bewaard maar staan standaard uit het zicht, zodat je lijst overzichtelijk blijft zonder dat je geschiedenis weggooit.
Het punt van dat centrale bestand is wat eromheen gebeurt. Aanwezigheidsregistratie, secties, mailings en peilingen putten allemaal uit dezelfde gegevens. Een adres of e-mailadres wijzigt dus op één plek, niet in vier lijsten die daarna uit elkaar gaan lopen.
De meeste verenigingen komen van een Excel-lijst. Die upload je gewoon: Klankkamer herkent veel kolomnamen zelf en voor de rest koppel je in één scherm welke kolom waar hoort. Daarna staan je leden erin.
Eén ding om op te letten bij de import: Klankkamer heeft een aparte kolom voor het tussenvoegsel — "van", "de", "van der". Laat die dus niet aan de achternaam vastgeplakt zitten. Dan blijft sorteren op achternaam kloppen en staan namen overal netjes weergegeven.
Een muziekvereniging kent meer smaken dan "lid" en "geen lid". Daarom kun je per lid vastleggen wat er werkelijk aan de hand is:
Instrumenten in bruikleen en jubilea horen bij het lid, zodat je niet in een aparte lijst hoeft te zoeken wie welke bariton onder de hoede heeft of wie er dit jaar in het zonnetje moet.
Niet iedereen die toegang nodig heeft, is lid. De ouder van een jeugdlid wil de repetitieplanning zien en zich kunnen afmelden; de vrijwilliger die bij concerten helpt heeft de agenda nodig. Zulke mensen krijgen een eigen account met een eigen rol — ze komen dus niet in de ledenadministratie terecht en betalen geen contributie.
Een ouder voeg je toe vanaf het kind, niet vanuit een leeg formulier. De koppeling tussen ouder en jeugdlid staat daarmee meteen goed, en de ouder kan de aanwezigheid van het kind doorgeven.
Een ledenbestand zit vol persoonsgegevens, dus toegang is geen alles-of-niets. Het bestuur en de ledenadministratie kunnen erbij; andere rollen niet. Verderop in het platform bepaalt de rol wat iemand ziet, tot op het niveau van het verenigingsonderdeel.
Je gegevens blijven van jou: ledenlijsten en overzichten exporteer je wanneer je maar wilt naar CSV of Excel. Hoe we met persoonsgegevens omgaan staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst die je als vereniging met ons sluit.
Zet je vereniging klaar, upload je Excel-lijst en je bent live. Dertig dagen gratis, geen betaalgegevens nodig.