Snelstart voor admins — Klankkamer in 6 stappen

Welkom bij Klankkamer. Deze gids helpt je om je vereniging snel en in de juiste volgorde op te zetten, zodat je platform vanaf de eerste dag volledig werkt.

Belangrijk: de stappen hieronder zijn afhankelijk van elkaar. Houd de volgorde aan — dat scheelt veel handwerk achteraf.

Stap 1 — Verenigingsonderdelen aanmaken

Waar: Admin → Verenigingsonderdelen
Waarom: alle andere modules (muzikanten, secties, repetities, evenementen) hangen op de onderdelen van je vereniging.

Maak een onderdeel aan voor elk orkest/ensemble binnen je vereniging:

• Harmonieorkest, Fanfareorkest, Jeugdorkest
• Slagwerkgroep, Blaaskapel, Dweilband
• Combo's, ensembles, koperblaaskwartet — alles wat eigen repetities of optredens heeft

Per onderdeel kies je een afkorting (max 3 letters) en een kleur — die zie je terug op badges door het hele platform.

Als je vereniging maar één orkest heeft, maak je gewoon één onderdeel aan.

Stap 2 — Dirigent per onderdeel koppelen (optioneel, kan ook later)

Waar: Admin → Gebruikers (eerst dirigent als gebruiker aanmaken) → daarna Admin → Verenigingsonderdelen → bewerken

De dirigent moet eerst als gebruiker bestaan met de rol dirigent. Daarna kun je 'm bij het onderdeel koppelen via de bewerk-pagina.

Dit kan ook later wanneer je de gebruikers via stap 4 in bulk hebt aangemaakt.

Stap 3 — Secties per onderdeel definiëren

Waar: Admin → Secties
Waarom: secties zijn de instrument-families (Trompetten, Saxofoons, Hoorns, …) binnen een onderdeel. Een muzikant zit altijd in één sectie.

Snel: gebruik "Sectie-templates" boven in de pagina. Kies bovenaan het juiste onderdeel en vink de templates aan die je wilt aanmaken. Voorbeeld voor de harmonie: Saxofoons, Klarinetten, Trompetten, Hoorns, Bassen.

Voor elk onderdeel doe je dit apart — een jeugd-orkest heeft typisch andere secties dan een harmonie.

Stap 4 — Leden importeren

Waar: Ledenadministratie → "Lid toevoegen" → onderaan staat de CSV/Excel-upload

Upload je ledenlijst als CSV of XLSX. Het systeem herkent automatisch veel kolomnamen (voornaam, achternaam, email, lidnummer, status, etc.) en biedt anders een mapping-scherm om kolommen te koppelen.

Tips:

• Hoe completer de email-kolom, hoe minder werk later (stap 5 — gebruikers).
• Klankkamer heeft een aparte kolom voor het tussenvoegsel ("van", "de", "van der", …) — los van voor- en achternaam. Zet tussenvoegsels dus niet bij de achternaam, maar in een eigen kolom (herkend als tussenvoegsel of prefix). Zo blijven sortering op achternaam en de nette naamweergave kloppen.
• Status-kolom kan waarden bevatten als: actief, niet-spelend, rustend, erelid, lid van verdienste, dirigent, oud-lid. Andere termen worden 'best effort' genormaliseerd.
• Geen ledenlijst? Maak leden handmatig aan via "Lid toevoegen".

Stap 5 — Koppel-wizard: maak muzikanten en gebruikers in één keer

Waar: Admin → Koppel-wizard

Dit is de belangrijkste stap voor gebruiksgemak. In één scherm zie je al je leden en kun je per persoon aanvinken:

• "Muzikant" → kies onderdelen, sectie, instrumentgroep
• "Gebruiker" → kies de inlog-rol (muzikant, dirigent, bestuur, muziekcommissie, …)

Naast de inhoudelijke rollen zijn er losse beheerrollen die je toekent aan de personen die een specifiek deel beheren:

• ledenadministratie — beheert leden, bruikleen en jubilea
• administratie aanwezigheid — registreert (centrale) aan-/afwezigheid
• administratie instrumenten — beheert instrumenten, onderhoud en afschrijving

Voor leden zonder email kun je de email direct in dit scherm aanvullen — die wordt teruggeschreven naar het lid.

Zonder deze stap: geen muzikant-records (= geen aanwezigheid mogelijk), geen inlog-toegang voor leden. Doe het direct na een ledenimport.

Iemand speelt per orkest een ander instrument

Hoorn in het harmonieorkest, trompet in de blaaskapel? Open **Admin → Muzikanten →
bewerken. De sectie bovenaan is het hoofdinstrument**; per aangevinkt orkest kies
je bij "Instrument hier" een afwijkende sectie (en eventueel instrumentgroep). Laat
je dat op "Zelfde als hoofdinstrument" staan, dan geldt overal het hoofdinstrument.

Het afwijkende instrument werkt door in de aanwezigheidslijst en de export van dat
orkest, in de partijverdeling (hij krijgt daar een eigen kolom), in de bladmuziek
(hij ziet beide partijen in Mijn omgeving) en in berichten en peilingen aan die sectie.

Let op: elk orkest heeft zijn eigen secties, ook als ze hetzelfde heten. Speelt iemand in het tweede orkest hetzelfde instrument, kies daar dan tóch de sectie van dát orkest — laat je het op "Zelfde als hoofdinstrument" staan, dan verschijnt hij in de lijst van dat orkest onder de sectie van zijn eigen orkest, en zie je twee kopjes met dezelfde naam.

Stap 6 — Verfijnen: instrumentgroepen, thema's, instellingen

Als de fundering staat, vul je naar wens aan:

Stap 7 — Modules die je daarna kunt inzetten

Naast de basis-opzet heeft Klankkamer modules die je aanzet zodra je ze nodig hebt:

Stap 8 — Eerste repetitie/evenement aanmaken (als alles staat)

Waar: Evenementen → "Nieuw evenement" → koppel onderdelen → daarna Repetities → repetitieplan

Vanaf hier ben je live: muzikanten kunnen inloggen, aanwezigheid wordt bijgehouden, muziekcommissie kan ideeën aandragen, dirigent kan plannen.

Veelgemaakte fouten

Hulp nodig?

• Voor algemene vragen: neem contact op via info@klankkamer.nl
• Voor bug-meldingen en wensen: gebruik de feedback-/ideeënbus in het platform — meldingen komen op het centrale ticketbord (met status en roadmap), zodat je kunt volgen wat ermee gebeurt.

Veel plezier en muzikaal succes!