Wie is er vanavond? En wie heeft zich al drie repetities niet afgemeld? In Klankkamer melden leden zich zelf af en vul jij alleen de uitzonderingen aan. De dirigent weet vooraf waar hij op kan rekenen.
Het afmelden begint bij het lid. In de eigen omgeving ziet iemand de komende repetities staan en meldt zich in twee tikken af, met een reden erbij. Dat scheelt een stroom appjes in de groep die niemand meer terugvindt, en het scheelt jou het overtypen daarvan.
Ouders kunnen dit voor hun kind doen. Zij krijgen een eigen account gekoppeld aan het jeugdlid, zonder zelf lid te worden — zie ledenadministratie.
Beheer je de aanwezigheid, dan kies je de datum — de eerstvolgende repetitie staat er al standaard in — en zie je de hele bezetting op één scherm. Iedereen begint op aanwezig; je tikt alleen aan wie er niet is. Er zijn drie statussen:
Boven de lijst staat de telling: hoeveel aanwezig, hoeveel afgemeld, hoeveel zonder bericht. Draait er iemand als invaller mee, dan is dat aan een badge te zien, zodat je die niet per ongeluk in je vaste bezetting meetelt.
Heeft je vereniging een opleidingsorkest, een jeugdorkest of een kapel naast het harmonieorkest, dan houd je die uit elkaar. Je kiest bij het invullen het juiste onderdeel en ziet alleen de onderdelen die op die dag daadwerkelijk repeteren.
De agenda is de bron. De repetitiedata komen uit de jaarplanning, dus je onderhoudt niet apart een lijst met repetitiedagen. Wat in de planning staat, staat in de aanwezigheidsregistratie — en in de agenda van je leden.
Je kunt instellen wie er automatisch een afwezigheidsrapportage krijgt, bijvoorbeeld de dirigent en het bestuur. Die weten dan vóór de repetitie dat de helft van het klarinetregister er niet is, in plaats van het op de avond zelf te ontdekken.
De winst zit niet in één avond, maar in het patroon over een seizoen. Omdat elke repetitie wordt vastgelegd, zie je terug hoe de opkomst zich ontwikkelt, welke secties structureel dun bezet zijn en wie er al een tijd niet is geweest. Dat is informatie waar een bestuur iets mee kan, in plaats van een onderbuikgevoel.
Zet je repetitieplanning klaar en laat leden zich zelf afmelden. Dertig dagen gratis, geen betaalgegevens nodig.