Evenementen — handleiding

In Evenementen beheer je alle activiteiten van de vereniging. Dat zijn niet alleen concerten en optredens, maar ook repetitiedagen, studieweekenden en studiereizen — en soorten die je zelf toevoegt, zoals een verkoopactie of een concertreis. Je vindt er het programma (de concertplanning), de praktische info, een dagprogramma en corvee-rooster voor meerdaagse activiteiten, en — voor het bestuur — de begroting per evenement. Leden zien hier hun komende activiteiten en kunnen de praktische info bekijken.

Kort gezegd: dit is de plek waar elke activiteit — van concert tot studieweekend — wordt geregeld: programma en dagindeling samenstellen, taken verdelen, praktische info delen en de centen bewaken.

Wie doet wat?

Voor elk lid

Waar: menu → Evenementen

Je ziet twee secties: komende (en nog te plannen) evenementen bovenaan, en een uitklapbaar blok met voorbije evenementen. Klik op een evenement om de details te zien: datum, plaats, tijden, het programma en de praktische info.

De praktische info is het blad met aanspreekpunt, parkeerinfo, kleding, tijden en wat je moet meenemen. Je kunt 'm bekijken en printen (ook vanuit Mijn omgeving). Bij een concert komt het programma er automatisch onder te staan.

Je af- of aanmelden voor een optreden doe je niet hier, maar in Mijn omgeving onder "Mijn aanwezigheid".

Voor de muziekcommissie & dirigent

Het programma (concertplanning) samenstellen

Op de evenementpagina bouw je het programma op:

• Voeg werken toe vanuit de Muziekmap en de gekoppelde ideeën.
• Met "Regel toevoegen" zet je een eigen onderdeel in het programma (bijvoorbeeld een intro of een woordje).
• Met "Pauze toevoegen" plaats je een pauze van een aantal minuten.
• De duur per onderdeel wordt automatisch opgeteld, zodat je ziet hoe lang het concert wordt.
• Op de computer sleep je onderdelen in de juiste volgorde.

De planning heeft twee standen:

Stemmen over ideeën bij een evenement

Zijn er ideeën aan het evenement gekoppeld, dan kun je er (met stemrecht) over stemmen met 👍 Voor / 🤷 Neutraal / 👎 Tegen en een opmerking achterlaten. Zo bepaalt de commissie samen het programma.

De repetities voor dit concert plannen

Naast het programma leg je per evenement ook het repetitierooster vast. Via "Toon beschikbare repetitiedagen" genereert Klankkamer alle repetities tussen de startdatum en de concertdatum, op de weekdag(en) en tijd die voor het onderdeel zijn ingesteld. Je vinkt aan welke je wilt overnemen, past per regel zo nodig tijd, locatie, soort of secties aan, en bevestigt met "Bevestig repetities".

Heb je een losse repetitie nodig die niet in het vaste ritme past? Met "+ Extra repetitie" voeg je onderaan een eigen regel toe (datum, begin- en eindtijd, locatie, soort en — bij een sectierepetitie — welke secties).

Tip: zet de soort op Sectie en kies de groep(en) om een groepsrepetitie vast te leggen, bijvoorbeeld een koper-repetitie vóór de tutti.

Een repetitie wekelijks herhalen

Moet dezelfde extra repetitie meerdere weken achter elkaar terugkomen — bijvoorbeeld een groepsrepetitie van 19:00–20:00 in de aanloop naar een concours? Dan hoef je 'm niet week voor week in te tikken. Naast elke extra-repetitieregel staat een herhaalknop (🔁):

1. Vul de eerste regel volledig in: datum, tijd, locatie, soort en eventueel de secties.
2. Klik op de 🔁-knop naast die regel. Er klapt een paneeltje open.
3. Kies hoe vaak het terugkomt:

• × aantal keer — bijvoorbeeld 6× maakt zes wekelijkse regels (de ingevulde regel telt als de eerste).
• t/m datum — vult wekelijks aan tot en met de gekozen einddatum.

4. Klik op "Genereer". De kopieën verschijnen er direct onder, met dezelfde tijd, locatie, soort en secties — telkens een week later.

De gegenereerde regels zijn gewone repetities: je kunt ze daarna nog per stuk aanpassen of uitvinken voordat je op "Bevestig repetities" klikt. De leden zien alle momenten terug op hun aanwezigheidsoverzicht in Mijn omgeving.

De tabbladen van een evenement

Een evenement heeft tabbladen bovenaan:

• Programma — de concertplanning (of bij een repetitiedag of -weekend het dagprogramma).
• Praktische info — aanspreekpunt, tijden, parkeren, kleding en wat je meeneemt, precies zoals de deelnemers het zien. Wie evenementen beheert, klikt hier op Bewerken en zet de info op gepubliceerd zodra hij klopt. Pas dan zien de deelnemers hem in Mijn omgeving.
• Checklist — de organisatie van het concert (alleen voor wie evenementen beheert, admin en bestuur). Zie De concertchecklist hieronder.

De praktische info

Met "Printen" in het tabblad Praktische info (of "Praktische info printen" maak je een net A4-blad met alle praktische gegevens, en bij een concert ook het programma. Handig om uit te delen of als PDF te bewaren. Leden kunnen 'm ook zelf printen.

Meer dan concerten — soort, meerdaagse activiteiten, dagprogramma & corvee

Niet elke activiteit is een concert. Bij het aanmaken kies je daarom een soort evenement, en dat bepaalt welke onderdelen je gebruikt.

Soort evenement

Er zijn vier vaste soorten, die er altijd zijn:

Eigen soorten toevoegen

Past jouw activiteit daar niet bij — een verkoopactie, een serenade, een concertreis — dan zet je er zelf een soort bij via Instellingen → Keuzelijsten → Soorten evenement. Die soorten gelden alleen voor jouw vereniging.

Per eigen soort zet je twee vinkjes:

• Concert — staat dit aan, dan kun je er werken aan koppelen en krijgt het evenement een concertplanning. Staat het uit, dan krijg je een dagprogramma; per evenement kun je alsnog "concert op deze dag" aanvinken.
• Aanwezigheid — staat dit aan, dan telt de datum mee als aanwezigheidsmoment, met aan- en afmelden, overzichten en herinneringen. Staat het uit, dan staat de activiteit wél in de agenda maar hoeft niemand zich aan of af te melden. Zet dit alleen uit bij activiteiten waar niet de hele vereniging wordt verwacht — anders krijgt iedereen die niets invult onterecht een "niet afgemeld" in de statistieken.

Vergaderingen horen niet in Evenementen maar in de Bestuursmodule, met eigen agenda, notulen en actielijst.

Zo gebruik je de evenementenmodule breed: van een gewoon concert tot een compleet studieweekend.

Meerdaagse activiteiten & dagen

Loopt een activiteit over meerdere dagen, dan voeg je per activiteit dagen toe (bijvoorbeeld vrijdag, zaterdag, zondag). Elke dag krijgt zijn eigen datum en een eigen dagprogramma.

Het dagprogramma

Per dag stel je een dagprogramma samen: een tijdlijn met programmapunten (aankomst, repetitie, lunch, vrije tijd, concert, …), elk met een begintijd en een korte omschrijving. Leden zien het dagprogramma terug op de evenementpagina en als kaart in Mijn omgeving, gegroepeerd per dag.

Het corvee-rooster

Met het corvee-rooster verdeel je klusjes over de leden — afwassen, tafels dekken, opruimen. Per corveetaak leg je vast wie het doet en wanneer. De toegewezen leden krijgen automatisch een herinnering, een instelbaar aantal uren vóór de aanvangstijd (zodat de reminder op de dag zelf op tijd komt). Het corvee-rooster staat ook als kaart op Mijn omgeving.

Tip: de Dagprogramma- en Corvee-kaart kun je in Mijn omgeving naar de gewenste plek slepen (Admin → Indeling Mijn omgeving).

Voor het bestuur — de begroting

Waar: evenement → Begroting (of menu → Evenementen → Financieel overzicht)

De begroting is voorlopig alleen beschikbaar voor het bestuur en admins. Per evenement leg je vast:

• Lasten (uitgaven): per rubriek (zaalkosten, artiesten, catering, vervoer, …) een begroot én een werkelijk bedrag.
• Baten (inkomsten): overige dekking zoals subsidies of donaties, plus de kaartverkoop.
• Stelpost: een percentage voor onvoorziene kosten.

Klik op "Opslaan" om de begroting te bewaren. In het Financieel overzicht zie je alle evenementen samen, met totalen en de vergelijking tussen begroot en werkelijk.

Kaartverkoop stroomt automatisch mee

Verkoop je kaarten via Klankkamer (zie Kaartverkoop & Vrienden), dan komen de werkelijke inkomsten automatisch in de begroting terecht. Je hoeft ze niet zelf bij te houden: naarmate er kaarten verkocht worden, loopt het werkelijke bedrag op en zie je direct hoe je ervoor staat ten opzichte van de begroting.

De takenlijst

De taken rond een evenement staan in het tabblad Checklist van het evenement (zie hieronder). Vanuit een begrotingsregel kun je nog steeds met één klik een taak maken; die komt in de checklist onder het thema Financiën.

De concertchecklist

Waar: evenement → tabblad Checklist. Sjablonen: Evenementen → ⋮ → Checklist-sjablonen.

Alles wat rond een concert geregeld moet worden, van de zaal reserveren een jaar vooraf tot de eindafrekening erna.

• Begin met een sjabloon. Kies een sjabloon en klik op Checklist toevoegen. Alle punten komen erbij, ingedeeld in fases (T-12 tot T-6 maanden … concertdag … na afloop).
• Deadlines rekenen zichzelf uit. Een punt in de fase "T-6 weken" moet zes weken vóór het concert af zijn. Verschuift het concert, dan schuiven die deadlines mee. Zet je zelf een deadline, dan blijft die staan (te zien aan een sterretje).
• Per punt zet je een status (nog te doen, loopt, gereed, n.v.t.), een verantwoordelijke en eventueel een opmerking. Kies je een lid, dan krijgt die een herinnering via push en e-mail rond de deadline en kan hij zijn punt zelf afvinken. Je kunt ook de naam van iemand van buiten invullen; die krijgt geen herinnering.
• N.v.t. gebruik je voor punten die bij dit concert niet spelen. Ze tellen niet mee in de voortgang bovenaan.
• Filteren kan op fase, thema, alleen je eigen punten, of zonder wat al gereed of n.v.t. is.

Sjablonen

Er is één ingebouwd standaardsjabloon (49 punten). Dat wijzig je niet, maar je maakt er een eigen sjabloon van en past dat aan: punten toevoegen, weghalen, een andere fase of thema. Maak er zoveel als je nodig hebt, bijvoorbeeld Klein concert, Groot concert of Jeugdconcert. Heb je de checklist van een evenement helemaal naar je zin, dan bewaar je hem met Opslaan als sjabloon voor de volgende keer. Een sjabloon wijzigen verandert niets aan evenementen die hem al gebruiken.

Controle vooraf (4-ogenprincipe)

Voordat een begroting definitief is, kun je 'm ter controle aanbieden aan een tweede persoon (bijvoorbeeld een medebestuurslid). Die toetser krijgt een melding — push én e-mail — en kan de begroting goedkeuren of van commentaar voorzien. Zo kijkt er altijd iemand mee voordat de cijfers vaststaan.

Voor de admin — aanmaken & verwijderen

• "Nieuw evenement" maakt een evenement aan; je kiest het soort (concert, repetitiedag, studieweekend, studiereis) en koppelt de betrokken onderdelen.
• Bewerken past titel, soort, datum(s), plaats, tijden en onderdelen aan. De praktische info bewerk je in het tabblad Praktische info van het evenement. Bij een meerdaagse activiteit voeg je hier ook de dagen toe.
• Kopiëren (het knopje naast het potloodje) opent "Nieuw evenement" met alles al ingevuld: naam, soort, tijden, plaats, opmerkingen, praktische info, dagprogramma en onderdelen. Je vult alleen de nieuwe datum in. De praktische info staat bij de kopie op niet gepubliceerd, zodat leden niet de gegevens van vorige keer zien voordat je ze hebt nagelopen.
• "Programma overnemen" (bovenaan) neemt een hele periode in één keer over, bijvoorbeeld het programma van vorig jaar. Kies de periode en eventueel het onderdeel; per evenement staat er een voorstel voor de nieuwe datum (52 weken later, dus dezelfde weekdag, of precies een jaar later). Controleer de datums, vink aan wat je wilt en klik op aanmaken. Wat al eerder is overgenomen, staat gemarkeerd en uitgevinkt.
• Bij kopiëren en overnemen gaan concertplanning en werken, begroting, kaartverkoop en corvee niet mee: die horen bij dat ene jaar.
• Verwijderen kan alleen een admin, en is bedoeld voor geannuleerde of foutieve evenementen.

Let op bij verwijderen: dit haalt het evenement én de bijbehorende repetitieplanning definitief weg. Voorbije evenementen hoor je te bewaren voor de historie — verwijder alleen wat echt fout of geannuleerd is.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.