Berichten — handleiding

Berichten is het mededelingenbord van je vereniging. Bestuur, dirigent en admin plaatsen hier aankondigingen; alle leden lezen ze. Een bericht kan naar iedereen, naar één sectie, naar een instrumentgroep of naar een handmatig gekozen groep — en kan optioneel ook als e-mail de deur uit.

Kort gezegd: één plek voor alle aankondigingen, gericht aan precies de juiste mensen, met of zonder e-mail erbij.

Wie doet wat?

Voor elk lid — berichten lezen

Je ziet de berichten die voor jou bestemd zijn: algemene berichten ("Iedereen"), berichten voor jouw sectie of instrumentgroep, en berichten waar je persoonlijk voor geselecteerd bent. Het laatste bericht zie je ook als teaser op je dashboard (Mijn omgeving).

In het Berichtenarchief staat elk bericht met een categorie-label (Bladmuziek, Repetitie, Evenement of Overig), de afzender, de doelgroep en de datum.

Heeft de afzender er een e-mail bij verstuurd? Dan krijg je het bericht ook in je mailbox, met een link terug naar Mijn omgeving.

Voor dirigent, bestuur & admin — een bericht plaatsen

Waar: menu → Berichten → formulier "Nieuw bericht plaatsen"

1. Kies bij "Verzenden naar" de doelgroep:

• Iedereen
• Een sectie (kies dan de sectie)
• Een instrumentgroep (kies dan de groep)
• Adresboek — selecteer handmatig leden; met een zoekveld en de knoppen "Selecteer zichtbare" en "Wis selectie" stel je snel een lijst samen.

2. Kies een categorie: Bladmuziek, Repetitie, Evenement of Overig.
3. Vul een onderwerp in (max 150 tekens) en je bericht (max 2000 tekens).
4. Wil je het ook mailen? Vink "Stuur ook een e-mailnotificatie naar deze doelgroep" aan.
5. Kies bij Verzendmoment of het bericht nu de deur uit gaat of dat je het inplant voor later.
6. Klik op "Bericht plaatsen" (of "Bericht inplannen").

Het bericht wordt altijd in het archief bewaard, ook als je geen e-mail verstuurt.

Een bericht inplannen voor later

Kies je "Inplannen voor later", dan vul je een datum en tijd in en zet je het bericht klaar. Tot dat moment gebeurt er niets: niemand ziet het bericht, er gaat geen e-mail en geen pushmelding uit. Handig om een aankondiging rustig 's middags te schrijven en 's avonds te laten uitgaan, of om vlak vóór een concert al iets klaar te zetten.

Je eigen klaarstaande berichten vind je onder het formulier in het blok Ingepland, met bij elk bericht het verzendmoment en twee knoppen:

• Wijzigen — het bericht komt terug in het formulier; je past tekst, doelgroep of tijdstip aan. Zet je het verzendmoment op Nu versturen, dan gaat het meteen uit.
• Annuleren — het bericht wordt niet verstuurd en verdwijnt uit de lijst.

Op het gekozen moment plaatst de app het bericht en gaan de pushmelding en (als je dat aanvinkte) de e-mail alsnog uit. De verzending loopt in stappen van een paar minuten, dus het kan net ná het gekozen tijdstip vallen — nooit ervóór.

De ontvangers worden pas op het verzendmoment bepaald. Komt er tussentijds een lid bij in de sectie waaraan je schreef, dan krijgt die het bericht gewoon.

De preview vóór je mailt

Verstuur je een e-mail erbij, dan kom je eerst op een controlescherm:

• Onder "Ontvangers" zie je precies naar wie de mail gaat.
• Onder "Voorbeeld van de mail" zie je hoe de mail eruitziet.
• Pas als je op "Versturen naar X ontvangers" klikt, gaat de mail echt weg. Met "Annuleren" ga je terug.

Zo weet je zeker dat je de juiste mensen bereikt voordat er iets verstuurd wordt.

Voor de admin — beheren

Als admin zie je alle berichten, ongeacht de doelgroep. Bij elk bericht staat een verwijder-knop; die vraagt eerst om bevestiging ("Dit bericht permanent verwijderen?").

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.